9 questions à poser avant de choisir son télésecrétariat
9 mai 2024
Le télésecrétariat médical est une solution de plus en plus plébiscitée par les professionnels de santé pour optimiser la gestion de leurs appels et se recentrer sur les soins. En déléguant l’accueil téléphonique à un prestataire spécialisé, les praticiens gagnent en tranquillité et en efficacité au quotidien.
Mais pour tirer tous les bénéfices de l’externalisation, encore faut-il choisir le bon partenaire ! Au-delà des avantages mis en avant, certains points essentiels sont à vérifier avant de signer son contrat.
Quelles sont les questions à poser pour s’assurer de faire le bon choix ? Nos conseils pour une souscription en toute sérénité.
Questions sur les services proposés
Au-delà des missions de base d’un télésecrétariat (accueil téléphonique, gestion des rdv…), les offres peuvent grandement varier d’un prestataire à l’autre. Il est donc essentiel de passer au crible le contenu des prestations pour voir si elles correspondent à vos besoins.
1. Profil et compétences des télésecrétaires
La qualité de l’accueil téléphonique repose avant tout sur les compétences des personnes en charge de vos appels. N’hésitez pas à vous renseigner sur les secrétaires à distances qui seront chargées de répondre au téléphone.
- La formation initiale des télésecrétaires : ont-elles une connaissance du vocabulaire médical et des pathologies ? Une expérience préalable dans le secteur ?
- Leur niveau d’expérience dans le télésecrétariat : depuis combien de temps exercent-elles ? Pour quels types de professionnels de santé ?
- Est-il possible d’avoir une télésecrétaire formée à votre spécialité et dédiée à votre structure ?
Ces éléments sont déterminants pour s’assurer que vos interlocutrices seront en mesure de délivrer un accueil de qualité et de gérer efficacement les demandes, même complexes.
2. Missions et prestations proposées
Avant de souscrire, faites le point sur les différentes missions que vous souhaitez externaliser. En plus de l’accueil et la gestion des rendez-vous, avez-vous besoin d’une permanence pour les urgences ? D’une prise en charge des appels en dehors des horaires d’ouverture ? De services complémentaires comme la gestion des fichiers patients ou les prises de rendez-vous en ligne ?
Veillez à ce que le prestataire propose une offre en phase avec vos attentes et adaptée à votre organisation. Medicall va jusqu’à proposer des services sur-mesure pour répondre à des besoins spécifiques.
3. Plages horaires couvertes
L’amplitude horaire est un critère clé dans le choix d’un télésecrétariat. Assurez-vous que les horaires d’ouverture du service correspondent bien à vos besoins : y a-t-il une prise en charge des appels en continu sur la journée ? Une possibilité d’aménager des plages horaires élargies, le soir ou le week-end ?
La flexibilité du prestataire est aussi un point important : peut-il s’adapter facilement aux fluctuations d’activité (pics d’appels saisonniers), aux congés ou aux imprévus ?
Questions sur les modalités techniques
Au-delà du contenu des prestations, il est essentiel de se pencher sur les aspects pratiques et techniques de la collaboration. Objectif : s’assurer de la faisabilité du projet et d’une intégration en douceur avec vos outils existants.
4. Mise en place et paramétrage
La première étape consiste à évaluer la rapidité et la simplicité de mise en service d’une solution de télésecrétariat. Quels sont les délais annoncés entre la souscription et le démarrage effectif ?
Un point clé à ne pas négliger est la phase de cadrage initiale : le prestataire prend-il le temps de recueillir vos consignes et procédures pour assurer une prise en main rapide ? Propose-t-il des formations et un accompagnement pour vos équipes ?
5. Outils et interfaces utilisés
Pour une expérience optimale, le télésecrétariat doit s’appuyer sur des outils performants et sécurisés. Veillez à choisir un prestataire qui dispose de :
- Logiciels de gestion d’appels pour suivre et tracer les échanges
- Agendas en ligne synchronisés pour une prise de rdv en temps réel
- Bases de données sécurisées pour les informations patients
- Interfaces accessibles pour consulter et suivre l’activité à distance
La simplicité et l’ergonomie des outils sont aussi des critères à prendre en compte pour faciliter l’appropriation par vos équipes. L’idée du télésecrétariat est de gagner du temps, pas d’en perdre avec la prise en main ou l’utilisation des outils !
6. Renvoi des appels et intégration
Le raccordement téléphonique entre votre cabinet et la plateforme est un point technique crucial. Votre futur télésecrétariat devra être clair sur différents points :
- Les modalités de renvoi d’appels (après combien de sonneries, sur quelles plages horaires, avec quels messages d’accueil…)
- L’équipement nécessaire de votre côté (ligne dédiée, matériel spécifique…)
- La possibilité d’avoir un numéro dédié pour votre structure
N’hésitez pas à demander une période de test pour valider la fiabilité et la performance des systèmes mis en place.
Bon à savoir : Medicall est une solution tout en un qui permet de se décharger du stress et du côté chronophage des appels entrants. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !
Questions financières et contractuelles
Last but not least, abordez sans détour les questions budgétaires et juridiques avant de vous engager. Le télésecrétariat représente certes un investissement, mais il doit rester un levier de développement rentable pour votre cabinet.
7. Modèles de tarification
Les grilles tarifaires varient sensiblement entre prestataires. Pensez à demander s’il existe des formules avec ou sans engagement pour tester le service. Si les tarifs sont dégressifs en fonction des volumes d’appels ou s’il s’agit d’un forfait fixe. Exite-il un coût différencié selon le nombre d’utilisateurs et de lignes simultanément ou pas ? Quels sont les frais annexes (ouverture de ligne, paramétrage, etc.). L’idée est de trouver le modèle le plus avantageux selon la taille et l’activité de votre structure.
8. Conditions contractuelles
Au-delà des tarifs, épluchez les conditions générales de vente pour connaître précisément vos engagements. Quelques points de vigilance sont à vérifier. D’abord, les durées d’engagement et les modalités de résiliation doivent être clairement définies contractuellement pour éviter les mauvaises surprises. Pensez à vérifier les garanties de qualité de service (taux de décroché, délais de rappel…) et les éventuelles pénalités ou indemnités en cas de non respect des engagements. Pensez aussi à vous renseigner sur les certifications qualité et RGPD du prestataire.
Bon à savoir : Medicall est une solution 100% française, respectueuse de la CNIL et du RGPD !
9. Aides et financements possibles
Externaliser son accueil génère des coûts qu’il est possible d’optimiser. Renseignez-vous sur les éventuelles aides gouvernementales (CPAM, ARS…) ou régionales dont vous pouvez bénéficier pour ce type de prestations.
En ce moment, la CPAM offre des subventions non négligeables aux professionnels de santé pour l’embauche ou la formation d’assistantes médicales.
Ainsi, il vous suffit de souscrire un contrat de secrétariat externalisé avec Medicall, tandis que vous percevez des aides fincnaières pour former votre secrétaire actuelle au métier d’assistante médicale. Lisez notre article sur les aides de la CPAM pour savoir comment en profiter vous aussi !
Choisissez Medicall pour votre secrétariat externalisé !
Chez Medicall, nous avons à cœur de nouer des relations transparentes et durables avec les professionnels de santé. Forts de plus de 20 ans d’expérience, nous mettons notre expertise à votre service pour construire la solution de télésecrétariat la plus adaptée à votre cabinet.
Avec Medicall, vous avez l’assurance de bénéficier de télésecrétaires médicales diplômées et expérimentées, formées à vos spécialités. Avec une prise en charge de tous vos appels, 6j/7 de 8h à 20h, et un accueil personnalisé et protocolisé selon vos consignes, vous pouvez déléguer sereinement vos appels à nos équipes !
Mais Medicall, c’est aussi une plateforme ultraperformante et sécurisée pour gérer votre agenda et vos appels, des tarifs clairs et compétitifs, sans engagement et sans frais cachés et un accompagnement dédié et réactif tout au long du partenariat.
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