Télésecrétaire : à qui s’adresse les services d’un secrétariat externalisé ?

Vous êtes débordé par les tâches administratives et peinez à gérer efficacement vos appels ? Confiez la gestion de votre standard téléphonique à un service de secrétariat externalisé comme Medicall ! Grâce à une équipe de professionnels qualifiés, vos appels seront pris en charge avec sérieux et réactivité. Que vous soyez une PME, un cabinet médical, un artisan ou un professionnel libéral, les télésecrétaires s’adaptent à vos besoins spécifiques. Plus besoin de vous soucier des absences ou des pics d’activité, votre accueil téléphonique sera assuré en continu pour une image de marque impeccable.

Les professions médicales concernées par le télésecrétariat

Le télésecrétariat médical s’adresse à un large éventail de professionnels de santé cherchant à optimiser leur temps et à améliorer leur qualité de service. Médecins généralistes ou spécialistes : dentistes, ophtalmologues, gynécologues ou encore kinésithérapeutes peuvent tous bénéficier des avantages d’un secrétariat externalisé.

En effet, quelle que soit leur spécialité, les praticiens font face à de nombreuses tâches administratives chronophages qui empiètent sur leur temps médical. Gérer les appels des patients, organiser les rendez-vous, répondre aux demandes de renseignements sont autant d’activités qui peuvent être prises en charge efficacement par un service de télésecrétariat spécialisé.

Faire appel à un prestataire externe permet ainsi aux professionnels de santé de se recentrer sur leur cœur de métier : prodiguer des soins de qualité à leurs patients. Déléguer les tâches de secrétariat facilite le quotidien des praticiens en leur permettant de mieux gérer leur emploi du temps et d’être plus disponibles pour leurs patients.

Les avantages du secrétariat externalisé pour les professionnels de santé

Le recours à un service de télésecrétariat médical présente de nombreux avantages pour les professionnels de santé. Tout d’abord, cela leur permet d’optimiser leur temps en se déchargeant des tâches administratives. Ils peuvent ainsi se consacrer pleinement à leurs activités de soin sans être constamment interrompus par des appels téléphoniques.

Le télésecrétariat apporte également une plus grande flexibilité et disponibilité. Les secrétaires médicales sont joignables sur de larges amplitudes horaires, y compris durant les pauses déjeuner et en dehors des heures d’ouverture du cabinet. Les patients peuvent ainsi obtenir une réponse immédiate à leurs demandes.

Autre bénéfice non négligeable : l’externalisation du secrétariat représente une solution économique pour les praticiens. Ils n’ont pas besoin d’embaucher une secrétaire à temps plein et peuvent ajuster le volume de prestations en fonction de leurs besoins. C’est donc une option flexible et adaptée aux fluctuations d’activité.

Comment fonctionne un service de télésecrétariat médical ?

Un service de télésecrétariat médical comme Medicall met à disposition des praticiens une équipe de secrétaires médicales qualifiées. Celles-ci prennent en charge les appels entrants des patients de manière personnalisée en se présentant au nom du cabinet médical.

L’accès aux informations transmises par le télésecrétariat est simple et immédiat. Le praticien peut choisir le moyen de communication qui lui convient le mieux : email, plateforme web sécurisée, SMS, fax ou téléphone. Il est ainsi tenu informé en temps réel des demandes de rendez-vous, annulations, questions des patients, etc.

Le système informatique utilisé, d’une grande fiabilité, garantit la traçabilité des appels et le suivi optimal de chaque patient. Les informations confidentielles sont traitées dans le respect du secret médical et de la réglementation en vigueur.

Les tâches prises en charge par un télésecrétaire médical

Les télésecrétaires médicales assurent une grande variété de tâches visant à faciliter la gestion administrative et relationnelle du cabinet médical. Leur mission principale est la gestion des rendez-vous : prise de rendez-vous, modifications, annulations, rappels de confirmatif. Elles s’occupent également de renseigner les patients sur les horaires de consultation, les démarches à suivre en cas d’urgence ou encore sur la préparation d’examens spécifiques.

Le télésecrétariat peut aussi prendre en charge la gestion des messages : demandes de renouvellement d’ordonnances, transmission de résultats d’examens, gestion documentaire, etc. Les secrétaires filtrent les appels, traitent les demandes selon leur degré d’urgence et font remonter les informations importantes au praticien.

Certains services proposent même un accompagnement plus poussé comme l’aide à la télétransmission des feuilles de soins ou encore la prise en charge de la comptabilité. Le niveau de prestation est adaptable en fonction des besoins de chaque professionnel de santé.

Quand faire appel à un service de secrétariat externalisé ?

Plusieurs situations peuvent amener un professionnel de santé à envisager l’externalisation de son secrétariat médical. C’est souvent le cas lors d’une création de cabinet, le télésecrétariat constituant alors une solution clé en main et économique pour démarrer son activité.

Les praticiens déjà en exercice font appel à ces services lorsqu’ils sont débordés par les tâches administratives qui empiètent sur leur temps médical. Certains choisissent aussi cette option pour assurer la continuité du service en cas d’absence de leur secrétaire (congés, maladie…).

Le recours au télésecrétariat est également pertinent en cas de pic d’activité, par exemple lors d’une campagne de vaccination ou d’un surcroît d’appels saisonniers. C’est une solution flexible permettant d’absorber facilement les variations de charge de travail sans engagement à long terme.

Critères de choix d’un prestataire de télésecrétariat médical

Pour tirer le meilleur parti d’un service de télésecrétariat, il est important de choisir un prestataire fiable et expérimenté comme Medicall. Plusieurs critères sont à prendre en compte :

• La spécialisation dans le domaine médical : les secrétaires doivent maîtriser le vocabulaire médical et les spécificités du secteur
• La formation du personnel : les télésecrétaires doivent être qualifiés et régulièrement formés
• La confidentialité des données : le prestataire doit garantir la sécurité et la confidentialité des informations patient
• La souplesse et réactivité : le service doit être adaptable aux besoins et contraintes du cabinet
• Le suivi personnalisé : chaque praticien doit bénéficier d’un accompagnement sur mesure

Un prestataire de qualité sera un véritable partenaire pour le cabinet, capable d’optimiser l’organisation du secrétariat et la relation patient dans la durée.

L’impact du télésecrétariat sur la relation patient-praticien

Contrairement aux idées reçues, l’externalisation du secrétariat améliore la qualité de service et la relation avec les patients. Ces derniers bénéficient d’un accueil personnalisé et d’une grande disponibilité. Leurs demandes sont traitées de manière rapide et efficace.

Déchargé des tâches administratives, le praticien est plus serein et disponible durant les consultations. La qualité des échanges s’en trouve améliorée. Le télésecrétariat contribue également à réduire le stress du praticien en optimisant la gestion de son planning.

Certains patients peuvent toutefois exprimer des réticences à ne pas avoir le médecin directement au téléphone. Il est alors important de les rassurer sur le professionnalisme des télésecrétaires et les procédures mises en place pour garantir la confidentialité. L’argument de la disponibilité accrue est aussi un point fort à mettre en avant. Sur ce sujet, nous vous conseillons notre article sur les bénéfices du télésecrétariat pour les patients.