Médecin : faut-il déléguer ses appels à un call center ou à une télésecrétaire indépendante ?

Gérer les appels de patients peut vite devenir chronophage pour un médecin. Face à cet état de fait, deux options s’offrent aux praticiens : faire appel à un call center ou à une télésecrétaire indépendante.

Mais quelle solution choisir ? Medicall, leader du secrétariat médical externalisé en France, vous donne quelques pites sur les avantages et inconvénients de chaque option. Découvrez comment optimiser la gestion de vos appels tout en préservant la qualité de service et la confidentialité des données de vos patients.

Les avantages d’un call center médical

Un call center médical comme Medicall offre de nombreux avantages pour les professionnels de santé. Tout d’abord, la disponibilité est un atout majeur. Les call centers médicaux sont généralement opérationnels sur une grande plage horaire ce qui signifie que vos patients peuvent toujours joindre quelqu’un, même en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet. Cette continuité de service est particulièrement appréciée dans le domaine médical.

De plus, les call centers médicaux disposent d’une équipe de télésecrétaires formées et expérimentées dans le domaine de la santé. Elles sont donc capables de comprendre et de traiter efficacement les demandes spécifiques des patients, qu’il s’agisse de prendre un rendez-vous, de gérer une urgence ou simplement de fournir des informations.

Enfin, les call centers médicaux offrent une grande flexibilité en termes de volume d’appels. Que vous ayez besoin de gérer 10 ou 100 appels par jour, ils peuvent s’adapter à vos besoins sans que vous ayez à vous soucier de la gestion du personnel.

Les atouts d’une télésecrétaire indépendante

Opter pour une télésecrétaire indépendante présente également des avantages intéressants. Le principal atout est la personnalisation du service. Une télésecrétaire indépendante peut se familiariser en profondeur avec votre pratique, vos patients réguliers et vos méthodes de travail, offrant ainsi un service très personnalisé.

Cette approche permet de créer une relation plus étroite entre votre cabinet et vos patients. La télésecrétaire devient en quelque sorte le visage (ou plutôt la voix) de votre cabinet, ce qui peut contribuer à fidéliser votre patientèle. De plus, une télésecrétaire indépendante peut souvent offrir une plus grande flexibilité en termes de tâches. Au-delà de la simple gestion des appels, elle peut parfois prendre en charge d’autres aspects administratifs de votre cabinet, comme la gestion de votre agenda ou le suivi de certains dossiers.

Quelles différences de coûts ?

Le coût est naturellement un facteur important à considérer. Les call centers médicaux fonctionnent généralement sur la base d’un forfait mensuel, dont le prix peut varier en fonction du volume d’appels traités et des services inclus. Cette formule permet une certaine prévisibilité des coûts et peut s’avérer économique pour les cabinets ayant un volume d’appels important.

En revanche, une télésecrétaire indépendante est généralement rémunérée à l’heure ou au forfait. Ce mode de rémunération peut être plus avantageux pour les cabinets ayant un volume d’appels plus modeste ou irrégulier. Il est important de noter que le coût ne doit pas être le seul critère de décision. Il faut également prendre en compte la valeur ajoutée de chaque solution en termes de qualité de service, de gain de temps pour le médecin et de satisfaction des patients.

Qualité de service : call center vs télésecrétaire

La qualité du service est primordiale dans le domaine médical. Medicall met un point d’honneur à former ses télésecrétaires aux spécificités du secteur médical. Elles sont donc capables de gérer efficacement une grande variété de situations, des plus courantes aux plus urgentes.

De plus, les call centers disposent souvent de systèmes de contrôle qualité et de formation continue, garantissant un niveau de service constant et élevé. Ils peuvent également fournir des rapports détaillés sur la gestion des appels, permettant au médecin de suivre et d’optimiser la qualité du service.

Une télésecrétaire indépendante, quant à elle, peut offrir un service très personnalisé et une connaissance approfondie de votre pratique. Cette approche peut être particulièrement appréciée par les patients qui préfèrent avoir affaire à une personne familière. Cependant, la qualité du service dépendra beaucoup des compétences et de l’expérience individuelles de la télésecrétaire choisie. Pas facile, donc.

Flexibilité des deux options

En termes de flexibilité et de disponibilité, les call centers médicaux ont un avantage certain. Leur mode de fonctionnement assure une couverture complète, y compris le samedi et jusqu’à tard le soir. Cette disponibilité étendue peut être un atout majeur pour les médecins qui souhaitent offrir un service continu à leurs patients.

Les call centers peuvent également s’adapter rapidement aux fluctuations de volume d’appels, que ce soit en période de pic (comme pendant les épidémies saisonnières) ou en période creuse.

Une télésecrétaire indépendante, en revanche, bien que généralement moins disponible qu’un call center, peut offrir une plus grande flexibilité en termes de tâches. Elle peut s’adapter plus facilement aux besoins spécifiques de votre cabinet et prendre en charge des tâches administratives variées en plus de la gestion des appels.

Confidentialité et sécurité des données médicales

La confidentialité et la sécurité des données médicales sont des aspects cruciaux à prendre en compte. Medicall a mis en place des protocoles stricts pour garantir la confidentialité des informations des patients. Nous utilisons des systèmes informatiques sécurisés et formons notre personnel aux règles RGPD et au respect du secret médical.

Une télésecrétaire indépendante peut également assurer un haut niveau de confidentialité, mais il est important de s’assurer qu’elle dispose des connaissances et des outils nécessaires pour protéger efficacement les données sensibles des patients. Dans les deux cas, il est essentiel de vérifier que le prestataire choisi est en conformité avec les réglementations en vigueur concernant la protection des données de santé.

Comment choisir la solution adaptée à votre cabinet

Pour choisir entre un call center médical et une télésecrétaire indépendante, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. Commencez par évaluer vos besoins spécifiques : volume d’appels, plages horaires à couvrir, types de tâches à déléguer, etc.

Considérez ensuite votre budget et comparez-le aux coûts des différentes options. N’oubliez pas de prendre en compte la valeur ajoutée de chaque solution en termes de qualité de service et de gain de temps.

Enfin, n’hésitez pas à tester les deux options si possible. Beaucoup de call centers médicaux proposent des périodes d’essai, et vous pouvez envisager d’engager une télésecrétaire indépendante pour une période d’essai également. Cela vous permettra de voir concrètement quelle solution s’adapte le mieux à votre pratique et à vos patients.